Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest radca prawny Natalia Sara Kopciewska, prowadząca Kancelarię Radcy Prawnego Natalia Sara Kopciewska, ul. Prezydenta Ryszarda Kaczorowskiego 14/171, 15-375 Białystok, NIP 5372507123, REGON 367855504 (dalej: „Administrator”).

Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail kontakt@kancelaria-kopciewska.pl (dla korespondencji szyfrowanej: kancelaria.kopciewska@proton.me), tel. +48 507 043 147 lub listownie na adres kancelarii.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku (art. 37 RODO).

2. Czyje dane przetwarzamy

• Osób odwiedzających stronę internetową.
• Osób kontaktujących się z kancelarią telefonicznie, e-mailowo lub przez formularz.
• Klientów oraz ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników.
• Innych osób, których dane pojawiają się w prowadzonych sprawach – np. strony przeciwnej i jej pełnomocnika, uczestników postępowania, świadków, członków rodziny, w tym dzieci, spadkobierców.
• Uczestników szkoleń i osób kontaktowych po stronie zamawiających szkolenia.

3. Zakres i źródła danych

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres, telefon, e-mail, a gdy wymaga tego sprawa – PESEL, dane dokumentu tożsamości, stan cywilny.
• Dane związane ze sprawą: opis sytuacji, dokumenty, informacje o majątku, dochodach, sytuacji rodzinnej i dzieciach.
• W zakresie niezbędnym do prowadzenia sprawy – także dane szczególnych kategorii (np. o stanie zdrowia) oraz dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
• Dane rozliczeniowe: dane do faktury, informacje o płatnościach.
• Dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, data i godzina wizyty – w logach serwera.

Dane pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą, a dane innych osób – od klienta, z akt postępowań, od sądów i organów oraz z rejestrów publicznych.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Administrator nie przetwarza danych w celach marketingowych i nie korzysta z narzędzi analitycznych.

5. Tajemnica zawodowa

Wszystkie informacje uzyskane w związku ze świadczeniem pomocy prawnej są objęte tajemnicą zawodową radcy prawnego (art. 3 ustawy o radcach prawnych). Obowiązuje ona również osoby współpracujące z kancelarią.

Z tego powodu Administrator nie informuje odrębnie osób, których dane uzyskał od klienta lub z akt sprawy (np. strony przeciwnej), jeżeli dane muszą pozostać poufne w związku z tajemnicą zawodową (art. 14 ust. 5 lit. d RODO). Z tej samej przyczyny prawa opisane w pkt 9 mogą być ograniczone, jeżeli ich realizacja prowadziłaby do ujawnienia informacji objętych tajemnicą.

6. Odbiorcy danych

• Sądy, organy i instytucje, druga strona postępowania i jej pełnomocnik, mediatorzy, biegli, tłumacze, komornicy – w zakresie wynikającym z prowadzenia sprawy.
• Współpracujący z kancelarią radcowie prawni, związani tajemnicą zawodową.
• Dostawca hostingu strony i poczty e-mail.
• Proton AG (Szwajcaria) – dostawca szyfrowanej poczty e-mail.
• FormSubmit (formsubmit.co) – usługa przekazująca wiadomości z formularza kontaktowego na adres e-mail kancelarii.
• Biuro rachunkowe, bank i operator płatności kartą – w zakresie rozliczeń.
• Dostawcy usług IT – w zakresie niezbędnym do utrzymania systemów.
• Ubezpieczyciel odpowiedzialności cywilnej radcy prawnego – w razie zgłoszenia szkody.
• Operatorzy pocztowi i kurierzy – przy wysyłce korespondencji.

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane w celach marketingowych.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Korespondencja prowadzona przez adres w domenie proton.me jest przetwarzana w Szwajcarii, wobec której Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony danych.

Dostawca usługi formularza (FormSubmit) może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Osoby, które nie chcą korzystać z formularza, mogą skontaktować się z kancelarią telefonicznie lub e-mailowo.

8. Okres przechowywania danych

• Zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia umowy – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Akta i dokumentacja spraw – przez okres wymagany przepisami i zasadami wykonywania zawodu radcy prawnego, nie krócej niż do upływu terminu przedawnienia roszczeń związanych z prowadzoną sprawą (co do zasady 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona). Oryginały dokumentów są zwracane klientowi.
• Dokumenty księgowe – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dane uczestników szkoleń – przez okres realizacji szkolenia i rozliczeń, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Logi serwera – do 90 dni, dłużej tylko wtedy, gdy są potrzebne jako dowód w związku z incydentem bezpieczeństwa.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

• Prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) i usunięcia danych (art. 17 RODO).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
• Prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20 RODO).
• Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO).
• Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Prawa te podlegają ograniczeniom wynikającym z tajemnicy zawodowej (pkt 5) oraz z obowiązku przechowywania dokumentów przez okres wymagany przepisami. Wnioski można składać na adres kontakt@kancelaria-kopciewska.pl lub listownie. Odpowiedź zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

10. Dobrowolność podania danych i formularz kontaktowy

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie da się odpowiedzieć na zapytanie, a bez informacji o sprawie – udzielić pomocy prawnej.

Wiadomość wysłana przez formularz jest przekazywana na adres e-mail kancelarii za pośrednictwem usługi FormSubmit. Po wysłaniu przeglądarka łączy się z serwerem tej usługi, która może wyświetlić własną stronę weryfikacyjną (CAPTCHA) i stosować na niej własne pliki cookies. Prosimy nie podawać w formularzu szczegółów dotyczących zdrowia ani innych szczególnie wrażliwych informacji – omówimy je podczas konsultacji.

11. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Dane nie są wykorzystywane do profilowania ani do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany (art. 22 RODO).

12. Pliki cookies

Strona nie zapisuje własnych plików cookies i nie korzysta z narzędzi analitycznych, marketingowych ani map osadzonych na stronie. Z tego powodu nie wyświetla banera zgód.

Linki do Map Google oraz profili w serwisach Facebook, Instagram i LinkedIn prowadzą do serwisów zewnętrznych. Po przejściu na nie zasady przetwarzania danych i stosowania cookies określają operatorzy tych serwisów.

Gdyby na stronie pojawiły się pliki cookies wymagające zgody, polityka zostanie zaktualizowana, a zgoda będzie zbierana zgodnie z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.

13. Bezpieczeństwo danych

• Szyfrowane połączenie ze stroną (HTTPS) oraz możliwość korespondencji szyfrowanej (Proton).
• Dostęp do akt i dokumentów wyłącznie dla osób zobowiązanych do zachowania tajemnicy zawodowej.
• Zabezpieczenie urządzeń i kont hasłami oraz kopie zapasowe.
• Procedura postępowania w razie naruszenia ochrony danych (art. 33–34 RODO).

14. Zmiany polityki i podstawy prawne

Polityka jest aktualizowana przy zmianie przepisów, usług lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie z datą aktualizacji.

Podstawy prawne: Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych, ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej oraz ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.